做好計劃分為兩種情境:一是在上司的要求下制訂計劃;二是把任務分配給下屬后,要求下屬制訂完成任務的計劃。在這個場景中,主要講述在上司的要求下制訂計劃。

情境:上司要求你提供實施計劃

對于你所負責的工作,上司需要你提供一個實施的計劃,你該如何做呢?

  • 甲:和上司一起制訂比較詳細的計劃和流程。
  • 乙:制訂詳細的計劃和流程,請上司批準。
  • 丙:先詢問上司的意見,再根據意見制訂。
  • 丁:提供不少于兩個方案的計劃給.上司,供上司決策。

有意思的是,在培訓中,很多學員的第一選擇是丁,?提供不少于兩個方案給上司。為什么這么做呢?因為大家都參加過培訓,明白“上司只做選擇題,不做問答題”??。但是被問到誰是這樣做的時候,則很少有人承認。同時,有學員會提到,上司不一定每次都做選擇題,要看具體的情境。情境不一樣,采取的方式也不一樣。

因此,我們首先要分析情境,根據具體的情境采取不同的措施。

第一,任務的類型。任務通常分為兩類:一是常規性任務和臨時性任務,二是重要任務和非重要任務。任務的類型不同,所要采取的措施也不同。

第二,組織文化背景。也就是整個組織的管理制度和文化。如果你所在的組織管理比較成熟規范,整個組織已經形成了某些規范的流程,比如計劃這個環節,企業已經形成了凡事按照計劃執行的工作習慣,那么相對就比較簡單,容易操作。

但是大多數企業和組織并沒有形成這樣的文化,絕大多數管理者也并沒有形成凡事做計劃的習慣。在管理不大規范時,管理者的個人風格會相對更加自由,正是這樣的不規范形成了內耗,降低了工作效率,會給大家的合作帶來很多麻煩。此時,下屬需要和上司有良好的合作,在計劃中減少時間和精力的浪費,把更多的精力放在計劃的實施上。

1.不同性格做計劃的不同特點

那么不同的性格在做計劃上有什么特點呢?

D型特質的人:輕視計劃,未必執行。D型特質的人是有目標導向的,重強調最終的結果而忽視過程。他們還注重行動,尤其注重執行,因此相對來說,他們是不重視計劃的。

如果任務較重,又比較復雜。D型特質的人也會做計劃,但其計劃比較粗放,更多是方向性的指引,缺乏詳細的步驟和流程,對于細節把控不夠。

就算D型特質的人某一天突破自己制訂了詳細的計劃,在具體的實施過程中也會違反,因為他們天生反對按部就班,D型特質的人對自己是這樣,對下屬也是這樣。

I型特質的人:既不愿意,也不擅長。I型特質的人天生不會做計劃,也不愿意做計劃,因為計劃需要邏輯思維,需要規范、細節,而這恰恰是他們不擅長的。

同時,I型特質的人不太喜歡自我挑戰,也許他們認為不會做計劃是一個缺點,但是他們寧愿用一個優點來補足,也不愿徹底消除缺點。I型特質的人思維是跳躍的,思路是不連貫的,要讓I型特質的人對計劃重視起來,或者讓他們作好計劃,還真是有些難度。

因此,I型特質的人對于做計劃不夠重視,即使做了計劃也會存在很多漏洞,他們自己不喜歡做計劃,對下屬要求也不太高。

S型特質的人:一旦計劃,?嚴格執行。S型特質的人也不愿意做計劃,因為他們遵循“車到山前必有路”的原則。同時,他們比較“懶惰”,認為“多一事不如少?事”,既然都是為了結果,只要做了就可以,不用太復雜。

當然,一旦意識到計劃對任務的重要意義,他們也會做計劃,而且做得很漂亮。一旦做好了計劃,他們便會嚴格按照計切實施,過程中基本上不會發生大的改變。

C型特質的人:太重計劃,忽規實施。注重細節,善于規劃,邏輯嚴密,正是C型特質主導的人的優點。他們追求完美,注重過程,因此尤其重視計劃的制訂,但往往花在做計劃上的時間和精力太多,??而忽視了計劃的真正實施。

C型特質的人對計劃要求很高,不僅對自己要求很高,對于下屬要求也很高。

2.不同上司,不同選擇

回到前面提到的情境,上司的性格不同,?下屬的選擇也不同。

面對D型特質上司:最好采取丙方式詢問上司的意見,根據上司的意見制訂計劃。如果上司要求詳細就做得詳細些,如果要求簡單就做得簡單一點??傊?,聽從D型特質上司的意見并且嚴格執行就沒有問題。

面對I型特質上司:選擇乙方式,制訂詳細的計劃給上司批準。通常這樣的方案很容易被I型特質上司批準,他們也提不出什么更好的建議,往往會在原來的基礎。上進行批示,避免因計劃本身的不完善對任務造成影響。

面對S型特質上司:下屬提供幾個備選方案是S型特質上司最希望的,他們只需要選擇其一就可以了。?因此,可以用丁方式,提供不少于兩個方案的計劃給.上司,供其選擇。

面對C型特質上司:任務無論大小,C型特質上司都要求下屬做詳細的計劃,而且很少出現做一個計劃就會順利通過的情況,為了提高效率,下屬不如直接找上司,一起制訂詳細的計劃。因此,選擇甲方式是最佳的。但是在培訓中我們發現,很少有人選擇甲方式,大家都覺得這樣做太復雜。

當你提供計劃時,上司(尤其C型特質主導的上司)對你的方案不滿意或者不同意。此時該怎么辦?

情境:上司對你提交的方案?不滿意

你將制訂的詳細實施方案交給上司,上司看了不滿意,你怎么做?

  • 甲:詢問上司的意見,請上司給出明確具體的指導。
  • 乙:向上司道歉,承認自己的工作失誤,承諾重新制訂計劃。
  • 丙:提供上司一個備用的方案。
  • 丁:請上司拿出計劃方案,你遵照執行。

這個時候,大家更多選擇的是甲方式,但這樣是否就會讓C型特質上司滿意呢?未必。

情境:上司對你?重新制訂的方案仍不滿意

你重新制訂了方案,上司還是不滿意,?你該如何處理?

  • 甲:告訴上司,以你的能力無法完成此項工作,請他另請高明。
  • 乙:再次致歉,重新制訂。
  • 丙:邀請上司一起制訂方案。
  • 丁:請上司給出具體意見,再據此制訂方案。

這個時候,最好的方式就是丙,直接跟上司合作,制訂詳細的計劃。這樣C型特質上司不僅不會不開心,反倒會更加重視這樣注重計劃的下屬。這樣跟C型特質上司共同工作,對于下屬來說,也是一個非常好的成長方式。合作久了,下屬做計劃的能力提高了,以后就不一定需要和上司一起制訂計劃了。